第一章 總 則
第一條 為了進一步加強學校檔案工作，推進學校檔案工作規範化、標準化、信息化建設，有效保護和利用檔案，充分發揮學校檔案的作用，根據新修訂《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，結合學校實際，特製定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指學校在人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新中直接形成的對師生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄。
第三條 檔案工作是學校重要的基礎性工作，納入學校整體發展規劃，實行統一領導，集中管理。
第四條 檔案工作由一名校級領導分管，其主要職責：
（一）貫徹執行有關檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章製度。
（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與辦學規模相適應的檔案機構，落實人員編製、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；
（四）監督、檢查學校檔案工作，組織、開展學校檔案工作評估；
（五）研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
第二章 管理體製及機構職責
第五條 學校設立檔案館，直屬學校領導，學校檔案工作接受國家檔案局、陝西省檔案局和陝西省教育廳檔案部門的業務指導、監督和檢查。檔案館是全校檔案進行組織、協調和管理的職能部門，為廣大師生和社會提供檔案信息服務的業務部門。
第六條 檔案館主要職責：
（一）貫徹執行有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作，製訂學校檔案工作中長期發展規劃和年度計劃；
（二）擬訂學校檔案工作規章製度，並負責貫徹落實；
（三）組織協調學校各部門檔案工作，對校內檔案分室和兼職檔案員進行業務指導、監督和檢查；
（四）負責征集、接收、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案資料；
（五）編製檢索工具，編研、出版學校檔案和校史資料，開發檔案信息資源；
（六）組織實施學校檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；負責檔案館網站、微信平台的建設與維護工作；
（七）嚴格執行保密製度，做好檔案的鑒定和密級調整工作，及時組織對已超過保管期限檔案的鑒定、銷毀工作；
（八）負責組織全校檔案工作人員的業務學習與培訓，做好檔案人員的年度考核工作；
（九）開展檔案的開放、利用、轉寄工作；
（十）開展檔案管理工作學術研究和交流活動。利用檔案資料開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案文化教育功能。
第七條 需要特殊保管條件或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立檔案分室單獨保管。檔案分室是檔案館的分支機構，由所在單位領導，接受檔案館的業務指導、監督和檢查。獨立學院的檔案工作由獨立學院自行負責，同時接受檔案館的業務指導、監督和檢查。
檔案分室是經學校同意由各分室單位具體管理的檔案，其中，實驗室管理處負責儀器設備檔案，宣傳部負責部分聲像檔案。其主要職責：
（一）宣傳、貫徹、執行國家關於檔案工作的法律法規、方針政策和學校關於檔案工作的有關規定，綜合規劃本單位檔案工作；
（二）貫徹落實學校檔案工作規章製度，確定歸檔內容和保管期限；
（三）負責征集、接收、整理、鑒定、統計和保管各分管檔案及有關資料；
（四）編製檢索工具，編研、出版本單位檔案資料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施本單位檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）負責本單位檔案的開放和利用工作；
（七）嚴格執行保密製度，做好檔案的鑒定和密級調整工作，及時組織對已超過保管期限檔案的鑒定銷毀工作。
上述檔案分室均需指派人員進行檔案管理，並按檔案保管要求配置必要的裝具和設備，製定保管和借閱製度。同時向校檔案館移交一份檔案目錄，以備查考。業務上接受檔案館的指導和檢查。
第八條 學校各部門確定一位主要負責人專門分管檔案工作，對本單位的歸檔材料進行督促檢查，並對本單位立卷歸檔材料進行審核。同時，各單位配備專（兼）職檔案人員，負責配合檔案館宣傳、貫徹執行國家關於檔案工作的法律、法規及學校檔案工作規章製度，負責本單位產生的檔案材料的收集、整理、立卷和向檔案館移交等工作。檔案館負責全校歸檔工作的監督和指導。
校內各單位專（兼）職檔案人員的職責：
（一）按照學校有關規定，做好本單位檔案材料的收集、保管、整理、歸檔工作，保證移交的檔案材料齊全、係統、規範；
（二）負責存放在本單位的檔案材料的分類、組卷、編目、登記、保管和利用等工作；
（三）做好本單位檔案安全和保密工作；
（四）接受檔案館的業務指導、監督和檢查；
（五）各學院兼職檔案員協助檔案館做好畢業生檔案材料的裝檔和轉遞工作。
第三章 檔案管理
第九條 學校各部門要建立、健全檔案工作的檢查與評估製度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平。
第十條 學校科研成果和新產品鑒定、基建工程竣工驗收和重大設備開箱必須有檔案人員參加，並對歸檔材料進行檢查，沒有完整、準確、係統的文件材料的項目、基建工程不予驗收，不做工程決算，科研項目不予評獎，不予上報成果。
第十一條 實行檔案材料形成單位（部門）立卷的歸檔製度。校內各單位應按照各類檔案管理實施細則的要求，按照紙質和電子文件材料的自然形成規律，對檔案材料整理、立卷、歸檔。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶以及實物等各種載體形式。歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。其中，電子文件的歸檔要求按照國家檔案局2018年修訂後的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號、第14號令）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB／T 18894—2016）執行。
第十二條 學校各部門文件材料的歸檔範圍參見《manbetxapp下载
檔案管理製度彙編》。
第十三條 檔案材料歸檔時間
（一）學校各單位形成的檔案材料，應按檔案館的規定整理立卷後在次年6月底前歸檔；
（二）各學院和教學單位形成的教學文件材料，應按檔案館的規定經有序整理後歸檔。應屆獲得博士、碩士學位畢業研究生的學位論文和學位評審材料應在授予學位後6個月內歸檔；應屆本科畢業生學業成績表、學籍異動表和學籍登記表應在當年10月底前歸檔；其他教學綜合管理文件材料應在次年4月底前歸檔；
（三）學生檔案收集齊全後應及時向檔案館移交，各學院歸檔時間、協助轉遞時間及具體要求以當年通知為準；
（四）科研類檔案應當在項目完成後次年6月底前歸檔；
（五）基建類檔案應當在項目完成後3個月內歸檔；
（六）儀器設備類檔案應當在完成驗收後的6個月內歸檔；
（七）財會類檔案在會計年度終了後，暫由檔案生成單位保管3年，期滿後向檔案館移交；
（八）各立卷單位形成的實物檔案應即時歸檔；
（九）重大活動檔案應當在活動結束後2個月內歸檔。
第十四條 檔案館接收檔案時，要檢查案卷質量，符合要求後，方可按照移交目錄進行簽收。電子文件歸檔應按照電子文件歸檔要求驗收移交。
第十五條 檔案部門要對檔案資料進行科學分類、編號和排列。編製必要的檢索工具，為管理和利用檔案提供方便條件。
第十六條 檔案館按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經學校有關部門（含檔案館、學校保密委員會辦公室和有關業務部門）鑒定並登記造冊報校長批準後，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第十七條 檔案館應采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或字跡褪色的檔案，應當及時修複或複製。對重要檔案和破損、褪色修複的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第十八條 學校與其他單位分工協作完成的項目，檔案館應當保存一套完整的檔案。教職工對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。對於教職工個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，檔案館可以通過征集、代管等形式進行管理。根據需要，檔案館可以提供檔案寄存服務。
第十九條 檔案館對檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長和分管校領導報告，及時處理。
第二十條 檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章製度，由專人負責。
第二十一條 檔案館加強檔案統計工作，認真執行檔案統計年報製度，並按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第二十二條 檔案館依據本辦法製定各類檔案管理實施細則。
第四章 檔案的利用與公布
第二十三條 檔案館按照國家有關規定公布檔案。未經學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的；
（二）涉及專利或者技術秘密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成單位按規定限製利用的。
第二十四條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關手續後，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人需要利用檔案的，按照國家和學校的有關規定辦理。
第二十五條 涉及未公開的檔案，應經檔案形成單位或本人同意，需要利用涉及重大問題或國家秘密的檔案，應經學校保密辦批準，必要時報請校長審批。
第二十六條 用戶需要檔案館提供重要珍貴曆史檔案的，一般不予提供原件，如有特殊需要，應當經檔案館負責人批準，必要時報請校長審批。
第二十七條 檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。加蓋檔案館專用公章的檔案複製件，與原件具有同等效力。
第二十八條 檔案館設立專門的閱覽室，並編製必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA／T18—1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢係統等，為學校和社會利用檔案創造便利條件。學校各部門和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館應無償或優先提供。
第二十九條 寄存在檔案館的檔案，歸寄存者所有。檔案館如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第五章 條件保障
第三十條 學校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的正常需求。
第三十一條 學校檔案庫房應當配備防火、防盜、防塵、防潮、防光、防高溫、防有害生物、防有害氣體的必要設施，確保檔案安全。存放涉密檔案應當設有專門庫房或專櫃，由專人負責管理。
第三十二條 學校設立檔案管理現代化、信息化、智能化設施設備專項經費，加快數字檔案館建設，保障檔案信息化建設與智慧校園建設同步進行。
第六章 獎勵與處罰
第三十三條 對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或個人，學校給予表彰、獎勵：
（一）在檔案管理和服務各項業務工作中成績顯著的；
（二）在校史研究、展覽和教育活動中成績顯著的；
（三）在檔案管理和校史工作的理論、技術和方法研究中成績顯著的；
（四）將重要或珍貴檔案和校史資料捐贈給學校的；
（五）在同違反檔案法律法規行為鬥爭中表現突出的。
第三十四條 根據《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局令第30號），對檔案管理中有下列行為之一的，學校要對直接負責的主管人和直接責任人給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）塗改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
（六）其它違反國家檔案法律法規的行為。
第七章 附 則
第三十五條 本辦法由檔案館負責解釋。
第三十六條 本辦法經學校檔案工作領導小組審議通過，自公布之日起施行。原《manbetxapp下载
檔案管理辦法》（西安理工檔案〔2016〕1號）同時廢止。
