第一章 總 則
第一條 為加強學生檔案標準化、規範化、科學化管理，提高管理水平，充分發揮學生檔案在人才培養與學生就業中的作用，保護學生正當權益，根據《幹部人事檔案工作條例》《高等學校檔案管理辦法》《manbetxapp下载
檔案管理辦法》相關規定，結合學校檔案工作實際，製訂本辦法。
第二條 本辦法所稱學生檔案，是指學校在本科生、研究生教育管理和教學實踐活動中直接形成的，記錄和反映學生個人學習經曆、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況等方麵的，對學生個人具有保存價值的曆史記錄。
第三條 學生檔案管理包括對學生檔案材料的收集、整理、鑒定、歸（建）檔、保管、利用、轉遞等相關管理工作，堅持真實性、完整性、規範性、安全性原則。
第二章 管理職責
第四條 各學院（培養單位）和相關部門（學生處、學工部、研工部、研究生院、教務處、黨委組織部、團委等）是學生檔案的形成和提交機構，其職責包括：
（一）要明確學生檔案工作的主管領導和管理人員，做好新生檔案、在校期間檔案及畢業季檔案材料的收集、整理、鑒定和移交工作；
（二）確保歸檔材料齊全、完整，學生在校期間形成的檔案真實準確、規範完整，歸檔及時。
第五條 檔案館是學生檔案的管理服務部門，其職責包括：
（一）學校實行學生檔案形成部門立卷製度，檔案館負責接收學院和各部門移交的學生檔案材料；
（二）科學管理學生檔案，遵守保密製度，維護學生檔案的完整、準確與安全；
（三）檔案館按照規定向學校有關部門、政府機構、學生所在學院及用人單位提供利用；
（四）提供個人檔案中有相關記載情況的存檔證明；
（五）做好零散材料的收集、鑒別、插卷和保密等日常管理工作；
（六）對各學院和有關部門的學生檔案工作進行監督和指導；
（七）做好畢業生檔案轉遞工作。
第三章 歸檔範圍
第六條 學生檔案歸檔材料包括但不限於以下內容：
（一）本科學生檔案包括：高中學籍材料，黨團材料，錄取通知書，準考證，學生登記表，高考報名登記表，高考體檢表，成績與誌願表，成績單，畢業生登記表，檔案轉遞單等；
（二）碩士研究生檔案包括：高中及大學階段產生的檔案，碩士階段產生的錄取通知書（或錄取證明），研究生錄取登記表，研究生入學登記表，畢業研究生登記表，學位授予證明，學習成績單，答辯決議，黨團材料，檔案轉遞單等；
（三）博士研究生檔案包括：高中、大學及碩士階段產生的檔案，博士階段產生的錄取通知書（或錄取證明），研究生報考登記表，研究生錄取登記表，研究生入學登記表，畢業研究生登記表，學位授予證明，學習成績單，答辯決議，專家推薦書，黨團材料，檔案轉遞單等；
（四）其他資料：體檢材料，支教信息，社會實踐及實習材料，參軍入伍材料，出國（出境）學習材料，入學前參加工作的工作材料，更改姓名、民族、出生日期的材料等。
第四章 歸檔流程及要求
第七條 本科生檔案歸檔流程及要求
（一）本科新生入校後，學生檔案資料由教務處招生辦按教育部有關規定，根據各省（市、區）工作實際，及時移交各學院，學院完成學籍審核後，確保檔案齊全完整移交檔案館辦理歸檔手續，歸檔時間及具體要求以當年通知為準；
（二）學院在整理新生檔案時需更換檔案館提供的製式檔案袋，核對檔案內容並在檔案袋封麵進行內容項目勾選及簽字，提供《manbetxapp下载
本科生檔案移交清單》一式兩份（附件1），並按學號從小到大的順序整理移交；
（三）學生在校期間形成的黨團材料，由學院負責核查、整理，一般在學生轉正後統一密封加蓋騎縫章，在畢業前向檔案館移交。移交時學院需提供《manbetxapp下载
本科生檔案移交清單》一式兩份（附件1），並在檔案袋封麵勾選內容項目、簽字；
（四）學生在校期間學籍發生變動情況（如降級、轉專業、休學等），由教務處於每年10月份向檔案館提供學籍變動人員清單，檔案館據此進行檔案架位調整；
（五）學生離校前，學院將本科生畢業產生的畢業生登記表、檔案轉遞單等資料收集齊全，並按學號從小到大的順序整理移交，移交時需提供《manbetxapp下载
本科生檔案移交清單》一式兩份（附件1），並在檔案袋封麵勾選內容項目、簽字；
（六）《manbetxapp下载
本科生檔案移交清單》包括封皮頁及目錄頁，目錄頁信息需與歸檔材料內容保持一致，封皮頁的移交單位、移交單位領導、移交人、接收單位、接收單位領導、接收人簽章信息需齊全。辦理移交手續時，交接雙方當麵清點核查內容，內容無誤且移交清單完整，則正式辦理歸檔。
第八條 研究生檔案歸檔流程及要求
（一）研究生新生入校後，檔案資料由研究生院統一收齊移交各學院（含研究生錄取登記表、研究生入學登記表），學院完成學籍審核後移交檔案館辦理歸檔手續，歸檔時間及具體要求以當年通知為準；
（二）學院在整理新生檔案時需更換檔案館提供的製式檔案袋，核對檔案內容並在檔案袋封麵進行內容項目勾選及簽字，提供《manbetxapp下载
研究生檔案移交清單》一式兩份（附件2），並按學號從小到大的順序整理移交；
（三）學生在校期間形成的黨團材料，由學院負責核查、整理，一般在學生轉正後統一密封加蓋騎縫章，在畢業前向檔案館移交。移交時交接人員需提供《manbetxapp下载
研究生檔案移交清單》一式兩份（附件2），並在檔案袋封麵勾選內容項目、簽字；
（四）學生在校期間學籍發生變動情況（如降級、轉專業、休學等），由研究生院於每年10月份向檔案館提供學籍變動人員清單，檔案館據此進行檔案架位調整；
（五）學生離校前，學院將研究生畢業產生的畢業研究生登記表、學位授予證明、學習成績單、答辯決議（學院蓋章）、就業通知書、黨團材料、檔案轉遞單等資料收集齊全，並按學號從小到大的順序整理移交，移交時需提供《manbetxapp下载
研究生檔案移交清單》一式兩份（附件2），並在檔案袋封麵勾選內容項目、簽字；
（六）《manbetxapp下载
本研究生檔案移交清單》包括封皮頁及目錄頁，目錄頁信息需與歸檔材料內容保持一致，封皮頁的移交單位、移交單位領導、移交人、接收單位、接收單位領導、接收人簽章信息需齊全。辦理移交手續時，交接雙方當麵清點核查內容，內容無誤且移交清單完整，則正式辦理歸檔。
第五章 學生檔案管理利用
第九條 學生檔案屬需妥善保管的內部文件。學校各相關部門和學院要明確管理人員，並且人員相對穩定，完善檔案管理硬件設施，提高檔案保管與存放安全性，維護學生檔案管理的嚴肅性。學生檔案管理人員如發生工作變動，應當及時辦理檔案管理工作的交接手續。
第十條 檔案館應根據“安全保密、便於查找”的原則，科學、規範管理學生檔案，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。檔案館應按規範做好學生檔案庫房的各項安全管理工作。
第十一條 從事學生教育與管理工作的學校有關部門和學院負責人、輔導員、班主任、導師等相關人員，因工作需要，填寫《manbetxapp下载
學生檔案查閱審批表》（附件3）後，在指定場所進行查閱。
校外人員因工作需要查閱學生檔案，應持單位介紹信或函，由學校或學院相關部門人員帶領，填寫《manbetxapp下载
學生檔案查閱審批表》（附件3）後，在指定場所進行查閱。
第十二條 查閱當事人應當自覺遵守以下規定：
（一）嚴格遵守保密製度和閱檔規定，保證檔案的安全，不得隨檔案管理人員進入檔案庫房；
（二）不得查閱本人及其親屬的學生檔案；
（三）不得將查閱的學生檔案帶到個人居住地或公共場所；
（四）不允許在檔案上圈劃、塗抹、篡改、標注、損壞檔案材料；
（五）不得隨意抽出或增加檔案材料；
（六）不得向無關人員泄露檔案內容；
（七）未經批準，不得拍照或複印檔案內容。
第六章 學生檔案的轉遞
第十三條 學生取得學籍後，凡遇中途退學、轉學、入伍、培養方式變更等轉出、轉入檔案情況的，應由教務處、研究生院開具證明，檔案才能轉遞。
第十四條 學生畢業時，學院應根據移交檔案數量指派一定人員協助檔案館完成檔案核查、裝袋、轉遞工作，保證畢業生檔案及時轉遞。
第十五條 申請檔案緩發的學生，需在畢業兩年內辦理調檔手續。畢業生需持就業通知書或者持就業單位人事部門或人才服務機構開具的調檔函，到檔案館辦理檔案轉遞。
第十六條 滯留檔案轉遞，如為我校在職教職工提檔，由人事處師資科核查信息、提供調檔函辦理；如為校外人員提檔，需持就業單位人事部門或人才服務機構開具的調檔函，到檔案館辦理檔案轉遞。
第七章 附 則
第十七條 本辦法由檔案館負責解釋。
第十八條 本辦法自發布之日起實行。
