為了提高我校儀器設備檔案的工作質量和管理水平，進一步加強學校國有資產的管理，充分發揮和保證儀器設備檔案在學校教學、科研、生產和管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規範》的具體要求，特製定本細則。
1、設備檔案工作的基本原則
1.1本細則中所稱的儀器設備檔案是指使用專項資金，自籌資金等購置、有償或無償調人（撥），價值在五萬元以上，作為學校固定資產的高、精、尖、稀、新的儀器設備。在製定計劃、提出申請、鑒定合同、采購驗收、調試運行、管理維修、改造報廢等全部過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料以及隨機材料和學校儀器設備管理方麵的綜合性材料。
1.2學校的儀器設備檔案是國家重要的技術儲備，是學校儀器設備管理工作中的一個重要組成部分。因此，學校儀器設備檔案工作必須納入學校儀器設備 管理工作之中，與儀器設備計劃管理，儀器設備采購供應和儀器設備使用等工作 緊密結合，確保儀器設備文件材料的完整、準確、係統應作為校設備管理部門的職 責之一。
1.3 根據國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規範》並結合儀器設備自身的特點和我校實際情況，儀器設備檔案在資產處設分室。分室必須指定專（兼）職檔案員負責學校儀器設備檔案的形成、積累、收集、整理、立卷和管理工作。分管領導要具體負責，切實做好儀器設備檔案的管理工作。校檔案館定期派專人進行業務指導、檢查、監督，發現問題，及時處理。
1.4為確保校檔案館對儀器設備檔案的統一管理，分室應按照儀器設備檔案的管理要求編製檔案目錄，並向檔案館報送一份完整準確的歸檔目錄。
1.5學校儀器設備檔案屬國家所有，任何單位和個人都無權占有或隨意處置。學校負責儀器設備檔案的專（兼）職檔案人員在調離本崗位時，必須向接收人員或分管領導移交儀器設備檔案。
2、儀器設備檔案的歸檔範圍
2.1儀器設備檔案一經歸檔，就要按照製度進行嚴格管理，不得將儀器設備檔案隨意改動、塗畫、變賣和丟失。
2.2歸檔的設備文件材料應包括:綜合管理性材料;儀器設備從申購到驗收使用全過程中形成的各種載體形式的材料。主要內容是：項目依據性材料、開箱驗收、安裝調試、運行維修、隨機圖樣和設備說明、使用手冊等全套材料。詳見附件。
2.3凡屬高、精、尖、稀、新的儀器設備在開箱驗收時，必須要有校檔案部門的人員參加，負責監督、檢查、指導儀器設備文件材料的清點驗收工作，並在驗收記錄上簽字。
3、儀器設備檔案的立卷歸檔流程
3.1學校國有資產管理處作為全校儀器設備的主管部門，負責學校儀器設備文件材料的形成、積累、整理和立卷工作。歸檔的文件材料必須真實反映儀器設備從申購到使用改造的全過程，文件材料與實物相符。
3.2設備分室兼職檔案員應負責做好設備文件的積累、整理、分類、編目和保管工作，並按要求向校檔案館移交案卷目錄。校檔案館隨時了解、督促、檢查、指導專（兼）職檔案員的業務工作。
3.3學校儀器設備使用部門的負責人，應認真抓好設備文件材料的形成、積累、管理工作。科技人員和實驗人員要愛護設備的技術文件，對設備的使用、維修、改造做好完整的記錄，要確保設備文件的完整、係統、準確。
3.4歸檔的設備文件要求字跡工整、圖樣清晰、且必須是原件。嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、複寫紙等不耐久的書寫工具書寫。
3.5分室在儀器設備開箱驗收後，應及時整理歸檔。歸檔中設備驗收單、開箱合格證、履曆書、試運行記錄等文件應采用統一表格，規範書寫。
3.6為保證儀器設備檔案材料的長期保存和方便使用，凡有重要價值、稀有的、特殊的、精密的、尖端的儀器設備的隨機資料應複印一份，以備常用。原件必須歸檔保存。
4、儀器設備文件材料的整理組卷
4.1堅持由設備文件形成部門立卷的原則。儀器設備驗收完成和進口設備索賠期滿後，學校設備計劃和采購供應部門的專（兼）職檔案員應及時將形成的設備管理文件材料整理組卷。
4.2根據設備文件材料的形成規律以及設備文件材料的內容、價值、數量和載體形式，保持文件之間的有機聯係和便於利用查找的組卷原則，進行係統整理，組成若幹案卷。
4.3將最能反映設備購置情況的文件材料，如申購報告、批複文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理後組成案卷排放在各卷之首，其餘的設備文件材料按設備的工作程序和主要內容，依次排列。
4.4儀器設備卷內文件按文字材料在前，圖表在後的要求排列,拆除卷內文件中的金屬物，用線裝訂，對破損文件進行修補。
4.5每個案卷組成後，要認真填寫卷內目錄和備考表，寫明本案卷內文件材 料和圖紙的總頁數，並對卷內文件材料的完整、準確情況，加以說明。
5、儀器設備檔案的管理
5.1分類編號
5.1.1按照國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規範》的要求，根據設備檔案文件材料的內容構成和形成特點，並結合我校實際情況，編製用於儀器設備檔案的二級類目代號簡表。
5.1.2儀器設備檔案檔號=年度號+設備檔案分類號+案卷號
模式如下：
案卷號按最下位類目流水，年度用儀器設備購置的年度。
5.2設備檔案的保管、統計、鑒定和提供利用等應按照《manbetxapp下载
檔案管理辦法》執行。
儀器設備類檔案歸檔範圍和保管期限表
