聲像檔案是學校檔案的重要組成部分，它不僅能生動、客觀、形象地反映學校 各方麵活動的真實麵貌，而且還具有現實的查考作用，對研究學校曆史、規劃未 來、宣傳學校、進行傳統教育等具有重要的參考使用價值和憑證作用。為了有效地 為學校工作服務，充分發揮聲像檔案的作用，特製定本細則。
1、聲像檔案工作的基本原則
1.1學校聲像檔案係指照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等以音響、畫麵形象方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料、是反映學校辦學活動和曆史發展的原始記錄。
1.2聲像檔案是學校重要的曆史財富，按照《中華人民共和國檔案法》及國 家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》要求，聲像檔案必須實行集中統一管理。形成聲像檔案的部門，要嚴格按照歸檔要求努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、係統和安全，便於開發利用。
1.3聲像檔案的管理必須納入學校黨政、教學、科研、外事等有關部門的管理製度中。聲像載體材料的記錄反映形式以及製作方法、保管條件、利用方式均和 紙質載體不同，學校各部門在工作過程中實行製作工作；建檔工作同步管理。要有專人負責，遵循聲像載體的特點和規律，進行特殊的收集、整理與保管，定期選擇 有保存價值的向校檔案館歸檔。
2、聲像檔案歸檔範圍的確定
2.1校電教中心聲像擋案形成數量大、利用率高，設分室，指定專人管理檔 案，負責收集、整理、保管本部門所形成的照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、影視膠片 等擋案材料。在業務上受校檔案館的指導。每年應向校檔案館移交一份完整的聲 像檔案目錄以提高其利用率。
2.2聲像檔案的鑒定與銷毀要嚴格按照《高等學校檔案部門業務建設規範》 第10條執行，不得任意銷毀，銷毀時應注意按不同的性能釆取不同的銷毀方式， 如洗掉去磁等，.
2.3凡屬個人非職務拍攝或錄製的能反映學校麵貌並具有參考價值的照 片、錄音帶、錄像帶、幼燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等，交校檔案館歸檔者，學校將給予適當補償或獎勵。
3、聲像載體材料部門立卷和歸檔流程
3.1學校各院、處、所及宣傳、報刊、出版部門和其他形成聲像材料的單位， 由各單位兼職檔案員收集本單位所形成的聲像載體材料，並按規定程序進行係統 整理立卷後向檔案館移交。錄相帶由電教中心設分室、保管錄相檔案資料。
3.2在整理組卷、分類過程中，要根據聲像載體文件材料形成規律和各種載 體的特點，按類型分為照片、錄音製品、錄像製品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠 片、光盤等，聲像載體材料由製作項目單位或個人立卷歸檔，兩個以上單位共同製 作的，由主辦單位立卷歸擋。
3.3要檢查歸檔材料是否完整、準確、齊全和配套。不能將劣質、殘破、性能 低下的載體材料歸檔。照片及底片要有文宇說明（包括內容、時間、地點、人物和製 作者），其他載體形式要有相應的文字材料，
3.4 歸檔驗收
3.4.1聲像檔案形成部門應在規定時間內向校檔案館辦理移交手續，填寫移交目錄一式二份，各執一份；歸檔的聲像材料，必須符合國家教委頒布的《高等 學校檔案工作規範》質量要求。
3.4.2歸檔時間原則上要求綜合管理材料為次年6月底前，聲像載體材料 在完成製作後三個月內歸檔；照片檔案由攝影者或承辦單位按立卷流程附以文字 說明後，六個月之內歸檔。與其它類檔案〔如教學、科研等）有密切關係的照片、影片、錄像、錄音檔案材料，可隨同其一起歸檔；個人拍攝、錄製或收集的其他聲像檔 案可隨時歸檔。
3.5學校各部門形成聲像檔案的經費原則上由本部門開支，歸入校檔案館 的照片等、校檔案館可給予適當補償。
4、聲像檔案的管理
4.1聲像檔案的分類編號，按《中國檔案分類法:教育檔案分類詳表》進行分 類標引，給出檢黍分突號。根據聲像載體內容、特點等編製檔案號。
4.2聲像載體檔案檔號=年度號+聲像載體檔案代號+載體代號(代碼）+分類代號（三級類目)+保管單位號
模式如下：
其中：
(1)年度號：即聲像檔案形成的自然年度
(2)聲像檔案代號：用聲像檔案開頭兩個字的拚音大寫字母SX
(3)載體代號：根據《高等學校檔案工作規範》確定為
注：其中數字為載體代號、英文字母為載體代碼,
(4)分類代號：用兩位阿拉伯數字表示三級類目
(5)案卷序號:分類後的案卷流水號
4.3編目
檔案館對接收的各單位聲像檔案，按實體分類編製檔號及填寫卷內目錄，並 在目錄中注明相應的參見號。按照GB3792.4—85《非書資料著錄規則》編製案卷題名，並將案卷級聲像檔案和文件級聲像檔案著錄卡數據存貯到計算機的數據庫 中，為現代化管理做好前期準備工作。
4.4排架與保管
按照不同類型、不同規格聲像載體分別排架。照片檔案庫房保持溫度要在15℃〜24℃，在相對濕度55〜65%的環境下保存或按規範中其他聲像檔案庫房溫度宜18℃〜25℃，相對濕度35〜45%。磁性載體材料要保存在防磁櫃中。每年定期檢查庫房“八防”情況，及檢查檔案存數保管情況，發現問題，及時處理。聲像檔 案的保管期限與相應文宇材料的保管期限一致。
5、聲像擋案的開發利用
5.1檢索
根據聲像檔案載體類型、尺幅、依檔案號順序分類排架並編製載體檢索目錄、 主題檢索目錄、專業學科分類檢索目錄。檢索到題名、內容的著錄卡片。
5.2借閱
5.2.1 建立借閱製度，借閱檔案辦理登記手續，對借出檔案未按期歸還者， 檔案館要催還，需續借者應重新辦理借閱手續。
5.2.2為保證檔案的完整性，母帶（底片）一般不借出，特殊情況需辦理批準 手續，方可借出。
5.2.3學校各部門利用聲像檔案時，在不能借出的情況下，由檔案館代為複 製時，經費由部門支付。
5.3利用
校檔案館要想各種辦法.提高各類聲像載體檔案的利用率。開放校史館，不斷 更新、充實校史館展版內容，充分發揮聲像檔案的作用，使之成為對學生進行校史 教育的基地，對外宣傳的窗口，以擴大學校的影響。
