外事檔案是學校檔案的重要組成部分。為了確保和不斷提高我校外事檔案的質量和管理水平，充分發揮外事檔案在學校對外交流、教學和科研活動中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、國家教委頒布的《高等學校檔案工作規範》和《manbetxapp下载
檔案管理規定》製定本細則。
1、外事檔案工作的基本原則
1.1凡本校與外國團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流，友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料，均屬外 事檔案。
1.2外事檔案工作必須納人學校外事工作計劃和管理製度中。外事檔案的 形成、積累、整理、歸檔是涉及外事工作的院、係、處和個人在外事活動中的工作職 責。監督檢査其歸檔是外事部門和專（兼）職檔案人員的責任。外事部門應將檔案 工作與布置、檢查、總結外事工作同步進行。
1. 3外事檔案是學校的寶貴財富，外事部門要有一位領導分管外事檔案工作，外事部門兼職檔案人員負責收集和積累外事文件材料，按歸檔要求規範整理，及時歸擋。任何部門和個人不得據為己有或者毀棄。
2、外事檔案歸檔範圍的確定
2.1歸檔的主要內容包括綜合管理，出國（境）、來校任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方麵，具體範圍見附件。
2.2歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目，留學生工作活動中形成的不 同載體的文件材料。
2.3本校人員在國外獲得的證書、獎章、獎狀、獎品，可采取不同方式歸檔， 或存複印、影印件，外國贈送學校的紀念品、禮品，有保存意義的應歸檔，歸入校檔 案館實物庫，不宜長期保存的可保存影印件和清單。
3、外事文件材料的部門立卷和歸檔流程
3.1歸擋的外事文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和 憑證作用；必須反映外事管理，外事活動的全過程，確保其完整、準確、係統。
3.2歸檔的文件材料要求質地優良，書繪工整，聲像清晰，去掉卷內金屬物， 禁止使用字跡不耐久的書寫工具(如鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等）書寫。
3.3凡出國（境）學習、訪問、考察、講學、參加國際會議人員，應在歸國後將 在國（境）外各項活動中形成的材料移交外事辦公室，由外事辦公室立卷歸檔。
3.4聘請外籍、港澳專家、學者來校任敦、講學的單位，在任教、講學結束時， 必須將批準文件、邀請報告、接待計劃、講學計劃、講稿、錄音帶和工作總結送交外事辦公室立卷歸檔。
3.5接待外籍專家、學者來校作學術報告的單位，必須詳細填寫一份《外國專家、學者來校作學術報告情況表》，並將錄音帶和資料送交外事辦公室立卷歸檔。
3.6授予外籍學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料，由外事辦公室立 卷歸檔。
3.7 整理組卷
3.7.1根據外事文件材料的形成規律以及內容、價值、數量、密級和載體情 況，保持文件材料之間有機聯係和便於查找利用的原則組卷。
3.7.2以案卷形式保管的外事文件材料，按順序編寫頁碼，無論單麵或雙 麵，隻要有書寫文字符號的文件材料，均為一頁，頁號的位置打在非裝訂線一側的 下角。
3.7.3 每個案卷組成後，要填寫卷內目錄、備考表，寫明本案卷文件材料的 總頁數，並對文件材料的完整、準確等情況加以說明。
4、外事檔案的管理
4.1 外事檔案的分類編號根據《高等學校檔案實體分類法》，采取年度——類別分類。
4.2根據外事檔案的特點和形成情況，編製用於檔號的二級類目代號簡表。
4.3外事檔案檔號=年度號+外事檔案分類號+案卷號
模式如下：
案卷號按最下位類目流水。年度按自然年度，留學生按人學年度。
5、其它方麵，如外事檔案的鑒定、統計、利用等請參閱《manbetxapp下载
檔案管 理辦法》。
外事類檔案歸檔範圍.pdf
