為了加強對財會檔案的科學管理，提高財會檔案的質量和科學管理水平，使之在我校的經濟工作中發揮更大的作用，根據《中華人民共和國檔案法》，國家教委《高等學校檔案工作規範》以及《中華人民共和國會計法》等法律、法規、結合我 校實際情況，製定本細則。
1、財會檔案工作的基本原則
1.1財會檔案是我校財務部門（包括財務處和獨立核算的業務部門，基層單位及各種經濟實體）在經濟活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳 簿、報表等會計核算材料。
1.2財會檔案是國家檔案的重要組成部分，是我校經濟業務活動重要史料和證據。也是我校重要檔案之一。必須實行集中統一管理，以確保其完整、準確、係統和安全，便於開發利用。
1.3我校各單位形成的財會檔案，應於會計年度終了後，由各單位財務會計部門兼職檔案員按照歸檔要求，整理立卷，裝汀成卷、冊、袋，編目保管，在本單位保管利用一年後，編製案卷目錄一式三份，一份由單位留存，其餘兩份隨財會檔案 一並移交檔案館集中統一管理。
1.4各單位必須把財會檔案管理工作作為一項經常性的工作任務，列人單位領導議事日程，把財會檔案的立卷、歸檔工作納入財務部門管理製度；納入財會工作計劃、規劃；納人財會部門人員的崗位責任製。在布置、檢查、總結、驗收財會工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收財會檔案工作。
1.5根據《中華人民共和國檔案法》和上級有關文件精神，校檔案館對不符合財會檔案管理製度的現象，有權及時檢查和糾正；對造成不良後果的單位和個人，依照《檔案法》中有關條款予以處理。
2、財會檔案的歸擋範圍
2.1歸檔的財務工作管理和會計活動中形成的文件材料，必須完整反映財務管理，會計活動的全過程，必須對學校和社會具有參考價值和憑證作用，保證完整、準確、係統，充分考慮財會檔案的特點。
2.2歸檔內容主要包括:綜合管理文件；各會計部門的總帳、現金帳、銀行帳以及各種分類帳、明細帳、固定資產卡片、清倉核算清冊、文件;各種會計憑證；財務預決算；財務成本核算和決策；工資分發表及彙總表，收領料單，回收單等；工資方麵形成的有關材料；其它應歸檔保存的會計資料（詳見附件）。
2.3我校已有的會計立卷歸擋部門有：經費財務（編號1）；預算外財務（2）基建財務（3）；校工廠財務（4）；夥食科財務（5）；印刷廠財務（6）；勞動服務公司財務 (7）；校工會財務（8）；附中財務（9）；幼兒園財務（11）；後勤處財務（13）接待科財務（15）。
3、財會文件材料的部門立卷及歸檔流程
3.1堅持財會文件材料形成部門立卷歸檔的原則，各財會部門專（兼）職檔案員負責將積累的文件組卷成冊，向學校檔案部門移交。
3.2財會檔案的立卷應遵循會計核算材料的形成規律和特點，保持其有機聯係，便於保管和利用的組卷原則，將歸檔的會計核算材料收集齊全、完整，根據各類材料的形成時間、內容價值、數量、保管期限分別整理組卷。
3.2.1案卷封麵應按規定逐項填寫清楚，標題要簡明、確切地反映卷內材料 內容，包括責任者，內容和文件類型、名稱，用毛筆或粗鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3.2.2卷內目錄表，定為永久、長期保管的案卷，按規定格式填寫，用鋼筆或毛筆書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆；編寫頁號均從1開始，位置在有書寫文字頁麵的非裝訂線一側的下角。
4、財會檔案的管理和提供利用
4.1財會檔案的分類編號和排列：財會檔案采用年代一類別分類法，在類別中以機構為序排列。類別排列順序如下：11綜合類.12.報表類.13帳薄類.14. 憑證類.15.工資類。
4.1.1根據財會檔案內容構成和形成特點，編製用於檔號的類目代號簡表，設置為三級。
4.1.2財會檔案檔號=年度號+財會檔案分類號+單位代號+案卷號。
模式如下：
4.2逐步實現對財會檔案的科學管理和現代化管理，編製係統的案卷目錄和必要的檢索工具。
4.3財會檔案的保管要做到係統排列、存放有序、査找方便;要切實執行安全保管和保密製度。
4.4財會檔案要認真負責地為各項工作提供利用。在利用會計檔案時應遵 守如下規定。
4.4.1校內單位財務部門，須經本單位負責人同意，方可查閱本單位財會檔案。
4.4.2校內單位因工作需要查閱其它單位的財會檔案，須經該單位領導履行簽章手續，經校財務處領導和檔案部門同意後，方可查閱。
4.4.3外單位來查閱我校財會檔案的，要持單位介紹信，經主管財務校領導和校財務處領導批準後，方可查閱。
4.4.4所有財會檔案的正本一律不外借。如需複印，需辦批準手續。
4.4.5查閱財會檔案人員，不準在財會檔案上隨意勾畫、記錄標記、拆頁、更不準抽換、丟失、泄密、塗改。違者視情節輕重，按《檔案法》有關條款處理。
5、財會檔案的鑒定和銷毀
5.1財會檔案的保管期限按《財會類檔案歸檔範圍和保管期限表》執行。對超過保管期限而仍具有保存價值的會計檔案，也可適當延長保管期限。
5.2各種財會檔案的保管期限從該財會檔案形成的會計年度終了後的第一天起算。
5.3財會檔案的鑒定、銷毀工作，由校主管領導、擋案館、財會部門組成鑒定 小組進行。需銷毀的財會檔案經嚴格審査，填寫《財會檔案銷毀清冊》。報校領導批準，同時上報主管機關備案。每一個參加鑒定，銷毀的工作人員應認真清點，核對無誤後，在銷毀清冊上簽字蓋章，方可銷毀。鑒定、銷毀工作應建立檔案，歸檔保 存。
5.4鑒定、銷毀財會檔案時，對其中未了結的債權、債務的原始憑證；涉及外事和產權轉讓收人的憑證；精減下放，離退休職工，死亡職工，工資改革及調資名 冊，落實政策，處理曆史遺留問題的憑證；基建項目的下馬工程，未完成的建設項 目的會計檔案，均應抽出另行立卷，移交檔案部門，補充到有關的案卷內保存。
財會類檔案歸檔範圍和保管期限
