為提高我校基本建設檔案的工作質量和管理水平，充分發揮基本建設檔案（以下簡稱基建檔案）在學校工程建設，建築物的改擴建及日常維修等活動中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規，結合我校基本建設工作的具體情 況，特製定本實施細則。
1、基建檔案工作的基本原則
1. 1基建檔案是指本單位在基本建設管理，新建工程項目的建設，建築物改、擴建和維護管理，防震加固等活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料。
1.2基建檔案是我校基本建設工作的真實記錄和曆史憑證，是使用、維修和 計算校產的依據，是學校檔案的重要組成部分。為確保基建擋案準確、完整、係統和安全，必須實行集中統一管理。任何單位和個人都不得無故拒絕歸檔或據為己有。不得將檔案材料私自轉借、買賣和銷毀，如有違反者將按照《中華人民共和國檔案法》的有關條款進行處理。
1.3基建檔案材料的形成、積累、整理和歸檔是基建檔案管理過程中的重要環節。學校基建管理部門應將檔案工作列入職責範圍之內，明確領導和兼職檔案人員的崗位責任，納入日常工作計劃和管理製度之中。在布置、檢查、總結和驗收基建工作時，應同時布置、檢查、總結、驗收基建檔案工作。在每項基建工程開始的 時候，應向施工單位提供學校基建檔案的歸擋範圍和歸檔要求。
1.4學校的每項基建工程驗收時，必須有校檔案館人員參加，對基建項目的全部材料，竣工圖紙進行審核以確保歸檔基建檔案材料的完整和準確。若施工單位在工程竣工時不能移交完整的竣工文件材料和竣工圖紙，不予進行工程驗收，不予結算工程費。
2、基建檔案的歸檔範圍和工作程序
2.1學校基建檔案主要包括：學校基建工作規劃、年度工作計劃、上級對基建工作的批複等綜合管理性文件。基建項目的可行性研究、設計基礎、設計文件、工程管理、施工文件、竣工圖，以及棊建項目的頂算、概算、決算、地下管網等圖紙和文件材料。基建和維修部門應在項目工程招標或簽定合同時，將檔案材料的歸檔要求明確寫進招標文件或合同中，以保證基建檔案的真實、完整、準確。具體歸檔範圍詳見附件。
2.2歸檔的基建文件材料和圖紙應為原件，紙質優良，字跡工整，圖樣清晰。 如有更改，應標有詳細的說明。嚴禁使用鉛筆和圓珠筆書寫，簽字和印鑒齊備，請示和批複同時歸檔，不可缺少。
2.3歸檔各類竣工圖的編製應嚴格按照陝城辦發（1986)57號文件《竣工圖的編製方法》的要求執行，凡在基建文件材料歸檔後建築物發生改擴建變化的，有關部門必須及時地修改原竣工圖，並填寫變更通知單，以便今後利用。
2.4 整理組卷
2.4.1基建文件材料的組卷，應保持其有機聯係和便於利用。首先對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式係統整理，按照工程項目組成一卷或多卷。
11 2管理性文件排在整個項目的首卷，其它材料按照文件性質分別組成 不同案卷。文件材料排列應按照正件在前、附件在後；批複在前、請示在後；圖紙按 固有的類別和專業排列。
2.4.3卷內文件材料必須拆除金屬物，無論單麵或雙麵隻要是有文宇內容 均應在每頁非裝訂線一側下角打頁號，每卷頁號從1開始。以件為單元的材料和圖紙均在每件右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的印記，並逐頁打號。
2.5 基建檔案的歸檔驗收
2.5.1學校檔案部門應是工程驗收小組的成員.會同學校基建管理部門負責歸檔基建文件材料和工程項目竣工圖紙的驗收工作。
2.5.2凡具有法律依據和憑證作用的重要文件，如產權證明、征地文件、土地證、處理糾紛等文字材料在該項工作處理完畢後應立即歸檔。凡涉及校內房產 維護、測量鑒定、建築物的改擴建等文件材料和圖紙，在該項工作完成後立即歸檔。
2.5.3對學校基建、擴建、維修等各類工程項目的檔案材料、學校按有關規 定從總投資額中扣留5%作為檔案保證金，待工程完工後，由校檔案館對其工程材料進行驗收，向校財務處出具證明再結算此款。
2.5.4基建工程項目的全部文件材料及竣工圖紙等應在該工程竣工後兩個月內歸檔。
2.5.5基建管理部門形成的綜合性管理文件，在次年的六月底前歸檔。
3、基建檔案的管理
3.1基建檔案的分類編號
3.1.1按照《中國檔案分類法一教育檔案分類表》，《高等學校檔案實體分類法》進行分類標引。
3.1.2根據基建檔案的內容和形成的特點，結合學校的實際，編製用於檔號的三級類目代號簡表。
3.1.3 基建類檔案檔號二年度號+基建檔案分類號十案卷號
模式如下：
案卷號按最下位流水編號，綜合文件用自然年度，項目用竣工年度。
3.2編目在每盒檔案背脊上填寫檔號，檔號填寫宇跡工整，醒目規範，便於查找。
基本建設類檔案歸檔範圍和實施細則.pdf 
基本建設項目竣工報告
