為了加強學校黨、政檔案的科學管理，逐步實現規範化，製度化，更好地為學校各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、囯家教委《高等學校檔案工作規範》和《manbetxapp下载
檔案管理規定》，結合學校實際情況，製定本細則。
1、黨、政檔案工作的基本原則
1.1 凡是學校在黨群、行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬黨群、行政檔案。
1.2 黨、政檔案必須集中統一管理，確保完整、係統、準確和安全，便於開發和利用，任何單位和個人不得擅自保存和銷毀。
1.3 黨、政文件材料應實行文書處理部門立卷製度。
1.4 黨、政文件材料的歸檔工作實行“三納入”，既納入學校各部、處、所、院 的工作計劃；納入管理製度：納入管理人員的職責範圍。做到“四同步”管理，布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
1.5 學校各部、處、室、院、所要有一位負責人分管本單位的檔案工作，並指定專（兼）職檔案人員，協同學校檔案部門認真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔工作。
1.6 學校各單位要做好現行文件的管理，堅持平時立卷製度，建立案卷類目，將已辦理完畢的文件隨時依照案卷類目，分別歸卷。
1.7 要努力實現黨、政檔案現代化管理，逐步采用先進管理技術手段。大力開發檔案信息資源，提高利甩率，最大限度地發揮黨、政檔案的作用。
2. 黨、政文件材料的部門立卷和歸檔程序
2.1形成積累
學校各部、處、室、院、館、所、中心、工會、團委和各分黨委、總支及直屬部門均為立卷單位。一個年度需要立卷的文件材料必須收集齊全、完整。
各立卷單位根據本單位的職責範圍及曆年文件材料形成規律，參照附件一，編製案卷類目。
每一個立卷歸檔單位的專職文書處理人員或兼職檔案人員，在平時應嚴格按 照文書處理製度做好文件材料的收集和整理工作，按照案卷類目分別歸卷。
2.2立卷
2.2.1立卷原則
立卷部門應按問題、時間、重要程度，文件材料的形成規律，工作的有機聯係，並適當照顧保存價值，分類組卷，使案卷內容能準確全麵反映職能活動的真實麵貌。便於查找利用為原則。
2.2.2立卷分工
中共中央、國務院、省、市黨委、人民政府，國家教委以及國務院有關部委下達的文、電材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔；專業性的或具體業務性的，由各承辦單位立卷歸檔。
以黨委和學校名義的發文〔用黨辦、校辦發文號的）由黨辦、校辦分別立卷歸檔〈一般應保存兩份以上以學校名義發文，用部門發文號的，由各部門立卷歸檔，重要的也應存兩份以上。
黨委和學校召開的重要會議，如黨代會、教職工代表大會，黨委全委會，校務會等所形成的會議記錄、紀要和文件材料等，由黨辦、校辦分別立卷歸檔，召開的全校性專門會議所形成的文件材料由主辦單位立卷歸檔。
校內各單位向黨委、學校的請示報告正文及針對的批複、批轉的原件，由黨辦或校辦立卷歸檔；請示報告的原稿及批轉、批複的複製件，則由報文單位立卷歸檔。兩個以上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔，協辦單位隻保存複製件。
各臨時機構形成的文件，應於機構撤銷前做好整理工作，按文件內容分類.組卷移交學校檔案部門保存，任何人不得將文件隨人帶人其它單位。
2.2.3 立卷程序
按照歸檔要求由專（兼）職檔案員，根據案卷類目平時做好文件收集、分類工作，待文件收集齊全後，依照如下程序進行調整檢查。
檢查案卷文件是否收集齊全、完整，剔除無需歸檔的文件。
檢查案卷中文件之間的聯係，同一問題的文件是否合理組合。
檢查案卷文件的保存價值，將文件按不同的保管期限分別組卷。
檢查案卷文件數量，一般每卷不超過200頁，對同一問題文件數量多時，可分 開組卷，冋題單一文件數量少時可組薄卷。
2.2.4立卷分類
分年度
組卷時，必須將文件按其形成或針對的年度分開。一般文件，歸入文件的形成年度；跨年度的請示與批複，歸入批複年度；跨年度規劃、計劃、一般可!歸入內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸人文件內容針對的最後一個年度； 跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸 入結案年度；法規性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸人專門學年度。
分問題
將文件按其內容所反映的問題、事務分開。
分期限
將文件按不同的保管期限分開。
2.2.5立卷組合
立卷組合的基本要求：一般應以問題為主，兼顧其它特征，使之聯係緊密。
立卷組合的基本方法：
會議文件，按會議的屆次組合，根據文件的數量，可以一會一卷，一會數卷或數會一卷；
非訴訟案件，按立案問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數卷；
人民來信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問題組合；
統計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據文件數量，可組成一卷或數 卷，學校管理和業務活動所形成的業務文件、調研材料等，一般按單一問題組合；
工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合；
簡報、刊物可按名稱或期號組合；
其它文件材料可根據具體情況進行組合。
2.2.6 卷內文件的排列
批複、批示在前，請示、報告在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發件在前，被轉發件在後；非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在後；其它文件材料按文件重要程度或形成時間先後排列。
對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等。要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，要適當地折 疊拆除文件材料上的金屬物。
卷內文件編號
成卷裝訂的卷內文件編頁號，按件裝訂的卷內文件編件號。
卷內文件凡有書寫文字均應編寫頁號；頁號的位置在每頁材料非裝訂線一側的下角。
卷內文件應逐件加蓋檔號章，並填寫檔號章的各個項目，編製件號；檔號章的 位置在每件文件首頁的右上角。卷內文件的件數，一般以每份文件單獨計算為一 件；請示與批複，來文與複文應分別計算件數;正本、定稿，曆次修改應分別計算件 數；正件與附件，按一件計算。
2.2.7填寫卷內文件目錄
順序號：以卷內文件排列先後順序填寫的序號。
文號：文件製發機關的發文字號。
責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。
題名：即文件標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“”號。
日期：文件的形成時間，填寫時可省略“年”、“月“、”日”字.在表示年、月、日數的右下角加“.”號。
頁號：卷內文件排列順序所在位置的首頁號
2.2.8填寫卷內備考表
本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，案卷立好後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名，標注時間。
立卷人：由組成本卷的責任者簽名。
檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。
立卷時間：填寫完成立卷的日期。
擬寫案卷標題：
案卷標題一般由作者、問題、名稱組成。標題應簡明扼要，正確地反映出全卷 文件的內容，並根據卷內文件價值注明案卷的保管期限。
移交檔案館歸檔
本年度六月底以前，檔案館接收上年度的案卷歸檔。歸檔需填寫移交清份一式二份，寫明案卷標題，卷內文件頁數，案卷數量，移交時，交接雙方簽名蓋章。
3. 案卷質量要求
案卷質量總的要求是，遵循文件材料的形式規律和特點，保持文件之間的有機聯係，區別不同價值，便於保管和利用。
3.1卷內文件材料必須準確反映學校各項工作和管理活動的真實內容，手續完備，製作和書寫材料利於長期保存。
3.2正確鑒定文件材料的保存價值。
按照立卷原則，在不影響文件的有機聯係情況下，同一內容的卷內文件可按永久、長期、短期先後排列。
3.2.1凡是反映學校主要職能活動和曆史麵貌，對學校建設和發展、國家建設、曆史研究具有永久利用價值的檔案，應列為永久保存。
例：學校的重要請示、報告、決定及教育事業發展規劃；內部機構設置、幹部任 免、工作計劃、總結等；上級主管部門針對本校下達的重要指示、批複及幹部任免 等。
3.2.2凡是反映學校教學、科研、黨政管理等項活動，在相當長的時間內，對 本校和社會有查考利用價值的文件材料，列為長期保存。
例：學校一般會議文件材料，各部門工作計劃、總結、規定等；上級頒發的需要 賈徹執行的一般文件材料等。
3.2.3凡是在比較短時間內，對學校和社會工作有參考價值的文件材料，列為短期保存。
3.3每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄，對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化。若無題名或題名不能說明文字內容的文件，要重新擬定並在前後加【】。沒有責任者，沒有年、月、日的文件，要考證清楚、及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體，不同聲像載體之間的參見號。
3.4案卷題名應簡明確切地反陝卷內文件內容，要求文體簡煉，使用簡稱應 通用易懂，並用毛筆或彎頭鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得超過50個字。
3.5卷內文件要去掉金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應複製與原件放在 一起，裝訂用三孔一線。
3.6卷內文件的書寫材料必須油印或采用耐久性字跡即碳素墨水書寫。要 求字跡清晰，杜絕使用園珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。文件底稿采用16開優質 紙張，橫寫、橫排。
3.7黨、政文件材料是學校各項工作的重要曆史憑證，由文件形成單位整理，立卷歸檔。學校檔案館負責統一管理。任何單位和個人不得擅自保存和銷毀。
3.8各單位在進行文件材料整理立卷時，檔案館將派人給予指導，對於不符合要求的案卷，必須重新整理，審查合格後，再移交歸檔。
4. 黨、政檔案的管理
4.1分類編號
4.1.1按《中國檔案分類法一教育檔案分類表》分類標引，給出檢索分類號。
4.1.2根據學校黨、政檔案的內容特點和形成規律，編製用於檔號的二級類目代號簡表。
4.1.3黨群（行政）類檔案檔號 = 年度號+黨、政檔案分類號+案卷號
其模式如下：
案卷號按最下位類目流水，年度用自然年度。
4.2 編目
4.2.1 檔案部門要在接收案卷的卷脊檔號欄書寫檔號，檔號下沿的位置距 案卷脊背底邊40毫米處。
4.2.2 按分類原則編製黨、政檔案案卷目錄，為了方便調閱檔案，還應編製全引目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄卡片作為檢索工具。
4.2.3 對每個案卷進行案卷級和文件級著錄標引卡的填製，作為手工檢索和計算機采集卡使用，並及時將著錄數據存貯到計算機中，用計算機進行管理，並與學校信息聯網。
4.3 排架
4.3.1 案卷人庫時應檢査帳、卡、物是否相符，將案卷按檔號順序在檔案櫃
內依次自上而下，從左到右豎立排放。
4.3.2 庫房櫃架應編順序號，各櫃、各庫均應有檔案存放標誌圖、示意圖。
5. 檔案的保管
5.1 檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，加強檔案保護，落實“八防措施”，並記錄在案，發現問題及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補、複製。
6. 檔案的鑒定和統計
6.1 在分管檔案工作的校長領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組，根據保管期限原則規定，以一個年度，一個問題的檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期的意見，登記造冊經分管 校長批準後，方可存毀。銷毀檔案時有兩人以上監銷，並在銷毀清冊上簽字。
6.2 檔案部門要建立建全統計台帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀情況和檔案工作年報表。
7. 黨、政檔案的利用和編研 I
7.1嚴格執行檔案借閱製度，借閱非本單位形成的檔案要經歸檔部門領導或檔案館領導審批方可借閱。
7.2嚴格遵守保密規定，不得隨意泄露秘密級以上檔案內容。
7.3嚴禁借閱人員進人檔案庫房，確因工作需要，必須經檔案人員同意方可入內。
7.4檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，並在檔案查閱或借閱登記薄上登記。
7.5對離校及離退休人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案。
7.6做好黨、政檔案彙編工作，編製全宗介紹、年鑒、學校大事記、組織機構沿革、基礎數字彙編等。
7.7古老、珍貴的檔案，應備有縮微或複製件，以代替檔案原件提供利用。
7.8對已開放的黨、政檔案，應另行編製開放檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。
7.9結合學校管理工作現代化的進程，創造條件，逐步應用計算機進行檔案的檢索、彙編，提高開發利用檔案的能力。
黨群、行政檔案歸檔範圍.pdf
