關於做好2023年度文件歸檔工作的通知

作者：王雪荻來源：更新時間： 2023-03-09

校屬各（部門）單位：

依據《manbetxapp下载檔案管理辦法》（西安理工檔案〔2022〕2號）規定，為確保學校2023年度文件歸檔工作順利開展、按時完成，現將相關要求通知如下：

一、歸檔範圍：

1.2022年度及之前年份，學校黨群、行政、教學、科研、基本建設、出版、外事、人事、財會等各項管理工作中形成的具有保存價值的文件材料（紙質、電子、照片等載體形式）。

2.學校在教學、科研、管理工作中榮獲的省部級以上集體獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗等，以及學校重大活動中形成的具有保存價值的實物及實物清冊。

3.新生檔案及學生在校期間形成的各類需歸入個人檔案的文件材料。

4.其他往年應歸檔，但尚未歸檔的文件材料。

二、歸檔時間：

1.學校各單位形成的檔案材料，應按檔案館的規定整理立卷後在次年6月底前歸檔；

2.各學院和教學單位形成的教學文件材料，應按檔案館的規定整理後歸檔。應屆獲得博士、碩士學位畢業研究生的學位論文和學位評審材料應在授予學位後6個月內歸檔；應屆本科畢業生學業成績表、學籍異動表和學籍登記表應在當年10月底前歸檔；其他教學綜合管理文件材料應在次年4月底前歸檔；

3.2022級本科及研究生檔案於今年4月底前歸檔，2023級新生檔案於今年11月底前歸檔；

4.科研類檔案應當在項目完成後次年6月底前歸檔；

5.基建類檔案應當在項目完成後3個月內歸檔；

6.儀器設備類檔案應當在完成驗收後的6個月內歸檔；

7.財會類檔案在會計年度終了後，暫由檔案生成單位保管3年，期滿後於每年9月底前向檔案館移交；

8.人事類檔案在組織人事部門核定完成後在次年4月底前歸檔；

9.聲像類檔案應由宣傳部整理完成後在次年4月底前歸檔，畢業生合影照片應於當年10月底前歸檔；

10.各立卷單位形成的實物檔案應即時歸檔；

11.重大活動檔案應當在活動結束後2個月內歸檔。

三、檔案館聯係方式：

為做好2023年度文件歸檔工作，學校檔案館將提供業務指導服務。請各單位兼職檔案員及時與相關工作人員聯係歸檔事宜，確保記載學校曆史記錄的文件材料“應歸盡歸、應管盡管”。

四、主要事項

請檔案工作負責人或兼職檔案員在2023年發生調整的校屬單位填寫《歸檔單位分管領導及兼職檔案員情況報送表》（附件1），簽字蓋章報送檔案館111室。

聯係人：王雪荻

聯係方式：82312328

檔案館

2023年3月3日